Esses erros ocorrem devido à falta de conhecimento das pessoas sobre etiqueta na internet e podem ser provocados, por exemplo, pelo uso de textos em caixa alta (maiúsculas) ou textos com fontes grandes (em negrito ou em cores diferentes) para chamar a atenção da outra parte.
Tem quem pense que essas regras não passem de bobagens, mas vendo melhor são as regras que, de certa forma, organizam a sociedade para uma boa convivência. E, com a internet e o uso do e-mail corporativo não seria diferente. Seguem abaixo algumas orientações sobre o que deve ser lembrado na hora de abrir a sua caixa de mensagens e começar a enviar os seus e-mails.
1- Verifique a sua caixa diariamente
Deixar de verificar a sua caixa de e-mail todos os dias faz com que você perca o controle de todas as mensagens que recebe. Reserve um horário no início ou final do seu expediente para organizar a página, evitando que coisas importantes se percam no meio de todas as mensagens.
2- Faça com que o campo “Assunto” tenha informações úteis
Uma boa linha de Assunto ou Título provê um resumo útil do conteúdo do email, de forma que o leitor possa rapidamente saber do que o mesmo se trata. As caixas de entrada geralmente estão inundadas com centenas de emails; portanto, um Assunto ou Título bem elaborado ajuda o leitor a identificar mais rapidamente quanta prioridade ele dará a cada mensagem.
3- A quem dar conhecimento do e-mail enviado
Seja bem seletivo quando você indica pessoas que irão receber uma cópia do o e-mail que você vai tratar de assuntos delicados. Coloque apenas os endereços das pessoas apropriadas, pois o receptor principal do e-mail vai observar todos aqueles endereços copiados, e possivelmente vai te perguntar o porquê, em certos casos, ele pode sentir-se até ameaçado!
4- Gramática e ortografia
Verifique sempre a ortografia e a gramática dos seus e-mails antes de enviá-los. Se necessário faça-o duas ou três vezes antes de enviá-lo para prevenir pequenos erros. Lembre-se que basta um pequeno erro de digitação para transmitir uma “falta” de atenção com os detalhes.
5- Pense antes de enviar o seu e-mail quando estiver frustrado ou chateado
As competências de comunicação, sejam verbais ou escritas, são extremamente valiosas para os empregados e empregadores, lideres ou liderados. Por isso, esteja sempre consciente que cada mensagem enviada por si, servirá para passar uma boa ou má impressão. Então, nunca envie um e-mail se você estiver emocionalmente “carregado”.
6- Não tente fazer piadas com as mensagens
Não tente ser humorista nas suas mensagens de e-mail corporativo. Não é muito fácil conseguir transmitir humor ou sarcasmo através da escrita, por isso o melhor conselho é evitá-lo. O mesmo se aplica às siglas modernas ou qualquer outro tipo de abreviaturas utilizadas freqüentemente nas mensagens escritas pelas redes sociais (sms, facebook, skipe, etc). Esse tipo de escrita, freqüentemente utilizada no meio corporativo pode ser mal interpretada por seus superiores.
7- Não seja rude
Sempre coloque alguma saudação no início do seu e-mail, como um breve cumprimento — um “Olá!” ou um “Bom dia!” não faz mal a ninguém.
Além disso, evite usar “caixa alta” ou “LETRAS MAIÚSCULAS”, pois dá a impressão de estar gritando. Use opções de texto mais sutis, deixando de lado as palavras em negrito ou palavras sublinhadas. Não é que você não deve utilizá-las, mas saiba sempre que você está chamando uma atenção bem maior para o que está destacado.
Exemplo:
Interlocutor 1: Você já terminou aquele serviço?
Interlocutor 2: TERMINEI
A impressão que dá é de que o Interlocutor 2 está já sem paciência e irritado ao digitar “TERMINEI”.
Deixe de lado a utilização de letras grifadas ou em negrito na cor vermelha, pois elas dão a impressão de que você está com “RAIVA” por não dá a atenção adequada ao que ela destacou em vermelho.
E não se esqueça de ter uma assinatura ao fim, um "Obrigado." ou "Atenciosamente." caem sempre bem a qualquer situação.
8- Concisão e clareza
No envio do e-mail, sempre seja o mais claro possível e vá direto ao assunto. É mais difícil ler cartas em uma tela de computador do que em uma folha de papel, portanto mantenha seus emails curtos e diretos. Embora não exista um padrão sobre qual deve ser o tamanho de um e-mail, tente manter suas frases curtas. Mensagens muito longas devem ser evitadas.
9- Deletar em vez de arquivar
Se você tem a mania de deletar todos os e-mails que já foram lidos, você corre o risco de apagar alguma informação importante. Se você recebeu mensagens sobre reuniões ou projetos que deve finalizar, o melhor a fazer é arquivá-los em pastas de acordo com tema.
10- Certifiquem-se de incluir informações quando estiver respondendo
Evite enviar um e-mail que diga apenas "Sim". Inclua a pergunta que a pessoa lhe fez no e-mail original ao qual você está respondendo para que ele saiba o que você está respondendo de fato.
Por fim, mas não menos importante é sempre bom verificar mais uma vez como estão os seus e-mails antes de enviá-los para saber como ele será recebido por terceiros. Siga estes passos e melhore a sua etiqueta ao escrever sua mensagem.
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